Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Przedszkolu Publicznym nr 46 w Opolu określa Instrukcja kancelaryjna.

Rejestracja, łączenie i przechowywanie akt odbywa się w oparciu o Jednolity rzeczowy wykaz akt, który stanowi jednolitą rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności przedszkola oraz klasyfikację archiwalną. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt, zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania  w niej spraw ostatecznie załatwionych.

REJESTRY

1.  Rejestr uchwał rady pedagogicznej;
2.  Rejestr zarządzeń dyrektora;
3.  Rejestr wypadków pracowników;
4.  Rejestr wypadków dzieci;
5.  Rejestr zwolnień lekarskich;  
6.  Rejestr zamówień publicznych;
7.  Rejestr skarg i wniosków;
8.  Rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych;

EWIDENCJE

1. Ewidencja dzieci;
2. Ewidencja odzieży ochronnej (karty ewidencyjne);
3. Ewidencja emerytów i rencistów;
4. Ewidencja pieczęci i druków ścisłego zarachowania;
5. Ewidencja delegacji służbowych;
6. Ewidencja wydanych legitymacji.